“Não tenho tempo!” Creio que todos nós já usamos essa expressão – principalmente nas funções de gestão e liderança. Especialmente por isso é urgente refletirmos sobre ela.
E vamos direto ao ponto: a falta de tempo não pode ser (e se é, precisa deixar de ser) uma justificativa para não atingir os resultados que queremos ou que esperam de nós.
É fato: temos tempo, sim. O que não temos é o mesmo tempo que tínhamos para cada resultado esperado. As equipes estão enxutas, extremamente reduzidas se compararmos a demanda de trabalho per capta de alguns anos atrás. A tecnologia trouxe novas necessidades que nem sempre vêm desburocratizadas. Se, há alguns anos, um cadastro era feito preenchendo manualmente uma ficha com dez campos, hoje temos cadastros informatizados que registram dados que, na maioria das vezes, nem serão utilizados. Alimentamos bancos de dados com informações inúteis, criamos rotinas inúteis em processos.
Na verdade, criamos monstros que agora precisam ser alimentados – e alimentá-los consome a maior parte do nosso tempo.
No meio disso tudo, ainda temos a comunicação: cada vez mais, as pessoas se sentem desinformadas, questionam as chefias e os processos internos porque sentem necessidade de saber das coisas em tempo real. Por outro lado, nunca nos comunicamos tanto!
Os gestores da atualidade certamente poderiam passar o dia todo em frente ao computador apenas analisando e respondendo aos e-mails recebidos, muitos deles que poderiam ter sido resolvidos com uma ligação rápida. As soluções de economia adotadas pelas empresas, como mensageiros instantâneos, acabam colocando algumas pessoas no papel de “centrais de atendimento”, que são mais facilmente acessadas para consulta do que os documentos e instruções de trabalho que deveriam ser acessados para sanar dúvidas.
Poderíamos enumerar uma série de fatores tecnológicos que acabaram resultando em hábitos que se contrapõem à boa gestão, mas veja: é exatamente por isso que os líderes devem abolir do seu vocabulário a expressão-desculpa que abriu este artigo.
Parece contraditório?
Um dos papéis esperados dos líderes é, justamente, ser excelente em planejamento. Se os processos estão consumindo sua capacidade de gestão, é essencialmente por aí que o seu trabalho como gestor deve começar: replanejando processos, identificando os “gargalos” que precisam ser eliminados.
Infelizmente, muitos gestores adotam a postura das longas teorias para criar e modificar processos complexos que geram dependência, que ninguém além deles pode dominar e que, teoricamente, não podem ser delegados. Esse pensamento, na maioria das vezes, vem justamente da insegurança gerencial – por não confiar na equipe ou, pior, por ter receio de que sua posição esteja em risco caso alguém possa fazer o que ele faz, do jeito que ele faz, ou melhor.
Se o problema é apenas o primeiro – a falta de confiança na equipe – que tal investir o tempo necessário ao planejamento da atividade? Capacitação é premissa da segurança operacional. Por outro lado, se o problema é a falta de segurança, para relaxar basta saber que bons gestores, efetivos e confiáveis, não são tão facilmente substituídos.
Gestores de sucesso têm tempo: sabem que o tempo despendido no planejamento otimiza os processos, faz as coisas fluírem, gera resultados com menos desperdício de materiais e de energia. Gestores de sucesso incluem em suas agendas dias de dedicação exclusiva para “respirar”, reavaliar rotinas e investir em planejamento; fazem cronogramas com a equipe, delegam, supervisionam e orientam. Sabem que rotinas bem organizadas e planejadas requerem pausas sim, mas geram motivação, que gera segurança, que gera melhor resultado.
Se a “falta de tempo” se tornar uma recorrência, é um forte indício de que está faltando planejamento e atenção às necessidades de compartilhamento, de delegação e de revisão de processos.
E isso, sim, coloca tudo em risco.